Conditions de participation à
l'Orchestre Symphonique du Campus d'Orsay

Depuis sa création, l'orchestre a accueilli de nombreux musiciens amateurs, et même quelques professionnels, qui ont participé a ses activités de quelques mois à quelques années. Pour faire partie de l'orchestre, il suffit de venir à une répétition du mardi soir et de se présenter au chef d'orchestre :
- les cordes seront immédiatement invitées à se joindre au prochain programme de l'orchestre (ou au programme en cours s'il reste assez de répétitions avant les concerts), et à prouver par la pratique leur capacité à s'intégrer dans l'orchestre.
- les vents pourront intégrer l'orchestre dans les places vacantes (s'il y en a), sous les mêmes conditions.
Il n'y a donc pas d'examen ou concours d'entrée, la capacité d'un candidat étant évaluée en quelques répétitions. Le texte ci-dessous détaille le statut de l'orchestre et de ses membres. Il constitue le règlement intérieur, auquel tout nouveau membre est invité à adhérer.

1. Statut de l'orchestre.
L'orchestre est constitué, sauf exceptions, de membres permanents dont la participation aux activités musicales ou d'organisation est bénévole. Il peut faire appel ponctuellement à des musiciens rémunérés sous réserve des dispositions énoncées aux paragraphes suivants.
Chaque année, en assemblée générale, les membres permanents de l'orchestre votent un budget et désignent un Bureau (président, secrétaire, trésorier et leurs suppléants) chargé de les représenter, avec les délégations nécessaires pour prendre les décisions qui relèvent normalement d'un bureau d'association. Le Bureau de l'orchestre est responsable, en particulier, du recrutement des instrumentistes permanents ou occasionnels de l'orchestre et, le cas échéant, de l'établissement de leurs contrats.
Compte tenu des compétences requises pour faire partie d'un orchestre de qualité, la participation à cette activité est soumise en outre à des conditions particulières énoncées dans les paragraphes suivants.

2. Statut des membres de l'orchestre.
Le statut de chaque membre résulte de la combinaison de trois critères :
- titulaire, stagiaire ou remplaçant.
- bénévole ou rémunéré
- amateur ou professionnel

2.1. Titulaire, stagiaire ou remplaçant.
L'orchestre comporte un nombre déterminé de places pour chaque pupitre, selon les normes usuelles pour un orchestre symphonique. Ces places doivent normalement être tenues par des membres permanents bénévoles, qui ne peuvent être remplacés contre leur gré sauf dans les cas cités au paragraphe 3.5. Ces membres sont dits "titulaires".
Lorsqu'une place est vacante, un nouveau membre bénévole doit être recherché. A son arrivée, le nouveau membre est mis en position de stagiaire pendant une saison de répétitions et de concerts. A l'issue de ce stage, le Directeur décide, après consultation du Bureau, soit de l'admettre comme titulaire, soit de demander son départ et son remplacement, soit de prolonger son stage pour une nouvelle saison ; cette prolongation n'est pas renouvelable.
En cas d'absence momentanée d'un membre titulaire ou stagiaire, pour un ou plusieurs concerts, le Directeur proposera au Bureau de l'orchestre un remplaçant, qui pourra être défrayé ou rémunéré comme indiqué au § 2.2.
2.2. Bénévole ou rémunéré.
La participation aux activités de l'orchestre est en principe bénévole : dans ce cas, seules les dépenses justifiées engagées pour le fonctionnement de l'association peuvent être remboursées, à l'exception des dépenses personnelles des musiciens (transport, repas, instrument, costume, etc.).
Lorsqu'il n'est pas possible de trouver un participant bénévole, nécessaire à l'interprétation d'une œuvre ou pour remplacer un membre permanent momentanément empêché, et seulement dans ces cas, il est fait appel à un instrumentiste rémunéré, qui est recruté par le Bureau de l'orchestre sur proposition du Directeur. L'engagement de ce collaborateur est alors limité aux séances de répétition et de concert nécessaires pour le programme, mais il peut bien sûr s'il le souhaite participer régulièrement aux activités de l'orchestre à titre bénévole en plus de son contrat.
2.3. Amateur ou professionnel.
Les musiciens professionnels qui participent régulièrement à l'activité de l'orchestre bénéficient de conditions particulières : exonération des cotisations (la cotisation au CESFO est prise en charge par l'orchestre), et, dans le cas prévu au § 3.1, défraiement ou rémunération. Est considéré comme professionnel le musicien qui remplit au moins l'une des conditions suivantes:
- occuper un emploi salarié permanent impliquant la pratique ou l'enseignement de son instrument ;
- être immatriculé à la caisse des congés spectacles des artistes travaillant de façon intermittente.

3. Droits et devoirs des membres titulaires et stagiaires.

Participer à une œuvre collective exige un minimum d'effort et de solidarité ; en contrepartie, les participants ont droit à la compréhension et à la considération des membres de l'association. Cette règle générale est précisée cas par cas ci-dessous.
3.1. Absences de courte durée.
Un membre peut être absent à une répétition, voire à un concert, pour des raisons personnelles ou professionnelles sérieuses, en prévenant le Directeur suffisamment à l'avance ; en revanche, l'absentéisme fréquent ou inopiné n'est pas acceptable.
S'il s'agit d'un professionnel bénévole, le fait de s'absenter pour participer à une séance rémunérée est considéré comme une raison sérieuse et acceptable. Dans ce cas toutefois, le Directeur peut proposer un dédommagement à celui qui accepterait de renoncer à son cachet, plutôt que de lui chercher un remplaçant. Par ailleurs, un professionnel bénévole ne peut être tenu de participer à plus de répétitions qu'un remplaçant rémunéré.
3.2. Absence de longue durée d'un membre titulaire.
Un membre titulaire qui prévoit d'être indisponible pour une à trois saisons consécutives peut conserver sa place à condition d'avoir informé le Directeur assez tôt pour permettre son remplacement ; sinon, il est considéré comme démissionnaire.
3.3. Travail des difficultés d'exécution.
Il est admissible qu'un membre de l'orchestre ne parvienne pas à jouer sa partie à la première ou à la seconde répétition, que ce soit pour des difficultés techniques, de lecture ou de mise en place. En revanche, il n'est pas admissible d'arriver à une répétition générale sans avoir fait le travail personnel nécessaire pour surmonter ces difficultés.
3.4. Comportement général.
L'Orchestre Symphonique du Campus d'Orsay a pour objectif principal de permettre à ses membres de pratiquer la musique d'ensemble pour leur propre satisfaction. Il est essentiel de maintenir un climat amical et respectueux des autres parmi ses membres et un comportement qui méconnaîtrait gravement ces principes n'est pas admissible.
3.5. Conditions d'application.
Si un membre de l'orchestre présente un comportement non admissible selon les règles énoncées ci-dessus, son exclusion peut être prononcée par le Bureau de l'orchestre, saisi par le Directeur ou de sa propre initiative. Toutefois, l'intéressé doit avoir reçu un avertissement motivé au moins deux mois auparavant pour lui permettre de changer d'attitude.

4. Statut du directeur musical de l'orchestre.

Le directeur musical de l'orchestre a une double mission, la direction de l'orchestre et l'organisation des concerts. Il est recruté pour une durée déterminée éventuellement renouvelable.
4.1. Direction musicale de l'orchestre.
Outre la direction de l'orchestre en répétition et en concert, cette responsabilité inclut :
- La proposition des programmes des concerts,
- La sélection des musiciens remplaçants ou supplémentaires, y compris les solistes,
- Les relations avec les chœurs le cas échéant (sélection, négociations, organisation du travail),
- La décision d'admission d'un membre stagiaire comme titulaire,
- Le placement des musiciens et la répartition des parties (premier ou second) dans chaque pupitre,
- La planification des répétitions.
L'orchestre peut être dirigé ponctuellement par un chef invité soit par le directeur, soit par le bureau de l'orchestre.
4.2. Organisation des concerts.
Le directeur musical assure également la fonction d'impresario de l'orchestre en recherchant et négociant les concerts en dehors du Campus d'Orsay. Cette fonction consiste à prospecter les organismes susceptibles d'acheter un concert, à organiser les plannings de l'orchestre, à négocier les conditions matérielles des prestations et à finaliser les contrats.
4.3. Statut et rémunération.
L'orchestre symphonique du Campus d'Orsay est un orchestre d'amateurs, donc non rémunérés, et le chef d'orchestre le dirige à titre bénévole. En revanche, comme agent de l'orchestre, il reçoit une somme forfaitaire pour chaque concert obtenu, comprenant un remboursement de frais (transport et autres dépenses personnelles engagées pour le fonctionnement de l'orchestre). Cette somme est due pour tout concert, y compris ceux qui sont dirigés par un chef invité.
Un document séparé fixe la durée du contrat du directeur et le montant versé par concert.
4.4. Contraintes budgétaires.
Les responsabilités du directeur s'exercent dans le cadre d'un budget soumis préalablement au bureau de l'orchestre. Le bureau se réserve le droit de refuser une proposition de programme ou de concert si un déficit financier est prévisible sous les hypothèses de recettes habituellement obtenues. Le budget présenté au bureau comprend :
en recettes :
- Les recettes prévisibles des concerts (uniquement les concerts obtenus de façon sûre)
en dépenses :
- Cachets des solistes et du chef,
- Cachets des musiciens supplémentaires et remplaçants,
- Location de salles, de matériel, de partitions, accord de piano, billetterie, droits SACEM, assurances, fleurs, etc.,
- Location d'autocars ou de véhicules de transport de matériel, frais d'hébergement et de nourriture éventuels,
- Frais de publicité,
- Frais de fonctionnement justifiés (téléphone, affranchissements, photocopies).
Le budget doit être présenté avant chaque saison avec la proposition de programme. Un mois (si possible) avant les concerts, le directeur doit fournir au trésorier les noms, adresses et cachets des musiciens supplémentaires. Aucune dépense excédent le budget ne peut être engagée par le directeur sans l'accord formel du président ou du trésorier de l'orchestre.
4.5. Remplacement en cas d'absence.
Le directeur musical garantit la permanence de sa fonction en prenant toutes dispositions pour assurer les répétitions et les concerts programmés, sauf cas de force majeure. Dans un tel cas, il assure son remplacement par une personne qualifiée sans frais supplémentaire pour l'orchestre.
4.6. Litiges.
En dehors des situations visées par le présent règlement, le directeur et le bureau s'efforceront de trouver à tout conflit une solution de compromis acceptable par toutes les parties. Si après deux réunions entre le bureau et le directeur aucun accord n'a été trouvé, le litige sera porté devant l'assemblée générale des membres de l'orchestre. Si aucune solution n'est trouvée à ce stade, et si la persistance du conflit dégrade sérieusement la vie de l'orchestre, il sera mis fin au contrat du directeur sans autre obligation réciproque ni indemnité.

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